En gammel skrøne siger, at man kan måle en embedsmands rang på antallet af kontorets vindusfag med udsigt. I Udenrigsministeriet på Asiatisk Plads 2 – seks etager oppe og fire kontorer nede ad gangen på højre hånd – er der udsigt ud over København igennem seks høje vinduer. Kontoret er Ulrik Vestergaard Knudsens. Selv om den 45-årige departements­chef har været i ministeriet i snart 20 år, kigger han lidt tomt ud i luften, da han bliver spurgt til den gamle skrøne. For ham er der andre ting, der tæller.

Som eksempelvis at sidde på sin faste plads i den blå stof-stol ved sofabordet, når der holdes møder eller arbejdsfrokoster på kontoret.

»Det er bare sådan en dum vaneting, jeg har. Ligesom jeg plejer at spise havregryn om morgenen. Men jeg kan godt flytte mig og så rykke tilbage, efter billedet er taget,« svarer han, da Berlingskes fotograf beder ham om at bytte stol, fordi det giver bedre lys.

Hører man historier om Udenrigsministeriet og landets topdiplomater, vil man hurtigt støde på anekdoter om selvfede topembedsmænd med spidse albuer og store egoer. En forestilling, som Ulrik Vestergaard Knudsen er fuldt ud klar over eksisterer, men som han ikke kan nikke genkendende til. Men helt at frasige sig, at den findes, gør han omvendt heller ikke.

»I Udenrigsministeriet i dag oplever jeg først og fremmest en entusiasme, en omstillingsparathed og en samarbejdsånd, som er vigtig, når vi skal række ud til kunder og partnere herhjemme. Jeg oplever – hånden på hjertet – ikke særligt meget af den der arrogance eller selvfedme, men selvfølgelig kan der stadig opleves en rem af det,« siger han.

»Jeg har sagt til vores medarbejdere, at der er ingen grund til at tro, at vi er noget særligt. For vi er ikke noget særligt. Vi har rigtig dygtige medarbejdere. Det er vi ikke ene om. Det, der gør os anderledes, er, at vi tilbringer halvdelen af vores karrierer i udlandet. Det giver så nogle personalepolitiske og familiemæssige udfordringer, der til gengæld er helt særlige,« siger departementschefen og konkluderer:

»Der er en enormt stor forskel på at være stolt over noget og så være arrogant. Jeg kan ikke snuppe arrogance. Stoltheden over at arbejde med Danmarks internationale udfordringer er en vigtig drivkraft. Arrogance, derimod, er en hæmsko for vores ambitioner om at samarbejde så åbent og så bredt som muligt.«

Udtalelsen fortæller en del om den nye ledelsesstil i udenrigstjenesten.

Selv taler Ulrik Vestergaard Knudsen om, at hans to nøgleord for ministeriet er »åbenhed« og »samarbejde«. For hans ambition er, at Udenrigsministeriet efter i årtier at have været specialister i at åbne sig mod verden, nu skal være »bedre til at åbne sig mod det danske samfund«. Dansk erhvervsliv, danske forskere og den almindelige dansker »skal vi hjælpe og opfatte som kunder«.

»Vi praktiserede netop den form for åbenhed, da vi inviterede organisationer, virksomheder og forskere ind i processen frem mod den store omlægning af vores ambassade­struktur, som førte til åbning af fire og lukning af otte ambassader«.

Men der er også hårdt brug for nye takter, for Danmarks ellers gennem mange år hæderkronede udenrigstjeneste er som andre offentlige myndigheder under pres.

Det seneste år har budt på hårde nedskæringer også i Udenrigsministeriet, herunder lukninger af otte ambassader.

»Den største udfordring har været at sige farvel til kolleger på otte repræsentationer. I en normal runde, hvor man skal afskedige, så kan man gøre det ved at se på, hvem der udfører deres arbejde bedst. Men her kunne det i princippet være de ti dygtigste medarbejdere i hele udenrigstjenesten, der blev ramt af det, fordi vi lukker hele ambassader. Det var hårdt, og det er der en uretfærdig vilkårlighed over. Her er det jo særligt de lokalt ansatte, som jeg tænker på. Det er den største gruppe i udenrigstjenesten. Vi har forsøgt at hjælpe dem videre til nye job.«

Vestergaard: Et travlt år

Udenrigsministeriet har det seneste år været indblandet i en af de mest omtalte politiske skandalesager, GGGI-sagen, som ikke blot skabte røre om V-formand Lars Løkke Rasmussens dyre rejser for klima­organisationen, men også kostede udviklingsminister Christian Friis Bach posten som udenrigsminister og gav skår i opfattelsen af Udenrigsministeriets professionalisme. Tre embedsmænd begik tjenstlige forseelser i forbindelse med deres medvirken i sagen om ministeriets håndtering af GGGIs rejseregler.

»Det første halve år jeg var tilbage i Udenrigsministeriet, havde vi den her GGGI-sag, som virkelig satte sig hårdt på vores system. Det gør en sag, hvor der bliver begået fejl, og som har så graverende konsekvenser, og som sætter sig på ministeriets renommé. Den form for turbulens giver en travlhed, som ikke er udpræget velkommen. I samme periode havde vi ni ministre på seks måneder. Siden da har vi haft ekstremt travlt med turbulens ude i verden. Vi har haft det, jeg vil kalde to definerende udenrigspolitiske kriser i 2014. Kriser, som virkelig rykker ved de tektoniske plader, som vores udenrigs­politik bygger på: Nemlig Rusland og Ukraine og ISIL (Islamisk stat, red.). Samtidig har vi haft ebola-krisen. Det er svært at mindes et halvår, der har været så travlt rent udenrigspolitisk,« siger Ulrik Vestergaard Knudsen.

Rusland/Ukraine-krisen helt speciel

Du nævner selv Rusland-Ukraine konflikten, og vi oplever en ny destabilisering i Østeuropa – er det en ny udfordring, der udfordrer jer mere end noget andet?

»Vi har ikke i årtier set et land tage territorium­ fra et andet i Europa, sådan som Rusland har gjort i Ukraine. Nogle vil endda sige, at vi vel havde en tro på, at vi var på vej mod en bedre verden, og at de andre lande ville lære at blive demokratier. I 2001 blev vi alle ramt af et chok med terrorangrebet mod USA, derefter kom krigene i Irak, Afghanistan, Libyen og nu ISIL. Den sidste vildfarelse – som det jo har vist sig at være – var, at der ikke længere var klassiske sikkerheds­politiske trusler på det europæiske kontinent. Det må man jo i dag sætte spørgsmålstegn ved, om er tilfældet. I hvert fald er der ikke længere den sikkerhedspolitiske ro omkring Europa og vores nærområde, som der var for bare ti år siden. Og det er et nyt grundvilkår. Også for det danske diplomati.«

Hvordan afspejler det sig i jeres arbejde?

»Det har allerede afspejlet sig i vores anvendelse af ressourcer. Vi styrker løbende vores ambassade i Kiev.«

Udenrigsministeriet har dog stigende udfordringer med at få folk til frivilligt at lade sig udstationere på Danmarks repræsentationer. En af grundene er, at familier tøver med at tage af sted, fordi den ene ægtefælle skal droppe sit job og sætte karrieren på standby. Ulrik Vestergaard Knudsen medgiver direkte adspurgt, at en anden grund kunne være et forringet udetillæg.

»Som direktion har vi måttet sige til vores medarbejdere, at hvis ikke der bliver større frivillig søgning, så kommer vi til at bruge forflyttelsespligten noget mere,« siger han og henviser til, at en gruppe af medarbejdere får et mindre tillæg for altid at kunne blive flyttet hvorhen i verden, hvor ledelsen i tjenesten ønsker det. Direktionen overvejer nu tiltag til at få flere over i gruppen, der er underlagt »forflyttelsespligt«.

»Når man går ind ad døren her i Udenrigs­ministeriet og siger ja til en karriere som diplomat, så siger man altså også ja til en vekselvirkning mellem at bo i Danmark og bo ude, og det er prisen for at få et job, som er så spændende, som det, vi mener, vi tilbyder.«

Det lyder som en erkendelse af, at I havner i situationer, hvor det ikke er den bedste kandidat, der bliver sendt af sted?

»Sat på spidsen, så er der nogle situationer, hvor man vil kunne sige, at den bedste kandidat til den her stilling, det er hende her, men hun kom hjem for to år siden og har bedt om at blive her i fem år. Så ja, der er situationer, hvor den bedste ikke er tilgængelig.«

Er det også blevet mindre prestigefyldt at være diplomat?

»Hvis man for 20-30 år siden ville have en karriere i udlandet, så kunne man gå til A. P. Møller eller til os. Men i dag er der et hav af muligheder i det private erhvervsliv. Og der er mange job, hvor der ikke følger en forflyttelses­pligt med. Det er en udfordring for os som ledelse og en udfordring for medarbejderne. Når det er sagt, så er vi stadig i stand til at rekruttere meget dygtige med­arbejdere, men vi har sværere ved at fastholde dem. Til gengæld kommer der også i stigende grad dygtige medarbejdere tilbage til Udenrigsministeriet – efter at have fået uhyre værdifuld erfaring uden for ministeriet. Det er noget, vi aktivt nu tilskynder. Blandt andet har vi det seneste år ansat tre chefer, der er kommet tilbage udefra.«

Troede på en bedre verden

Væsentlige sager er der nok af – senest har Udenrigsministeriet haft travlt med sagen om Lars Hedegaard. I Tyrkiet er den mand, der angiveligt forsøgte at myrde ham, af uforklarlige grunde blevet løsladt fra et fængsel. Sagen har udløst en krise mellem Danmark og Tyrkiet.

»Lige så surt det var at skulle stå op hver dag til en GGGI-sag, lige så stimulerende er det at arbejde med de sager, som vi er sat i verden for at tage os af. Lige præcis sådan en krise som den med Tyrkiet, synes jeg, viser, hvorfor det er godt at have et Udenrigsministerium. Der var intensive kontakter på mange niveauer. Og tæt samarbejde med andre ministerier.

Så uden at gå for meget i detaljer med det politiske, så synes jeg, at det er en sag, der viser, hvorfor man er nødt til at have diplomati og ambassadører, som kan bruges som kanaler, og drøfte problemer med andre lande.«

Sagen om Tyrkiet kom bag på de fleste – er det svært at forberede sig på sådanne kriser?

»Man kan aldrig forberede sig nok på en sag som den, fordi den i sagens natur vil komme bag på en. Dér gælder det om at have et beredskab, så man bedst muligt kan gribe de sager, der kommer ens vej. Under tegninge­sagen var vi på en helt anden skala. Dengang havde vi bogstaveligt talt ambassader, der stod i brand. Men dengang var det nye, at vi kunne bruge de sociale medier på en helt anden måde. Og så fandt vi ud af, hvordan vi skulle tage kontakt til de religiøse ledere, som tit satte dagsordenen, hvorefter politikerne fulgte efter. Det betød, at hvis vi først tog kontakt til politikerne, så var der allerede sat en dagsorden ud fra eksempelvis fredagsbønnen.«

Meget apropos tidligere sager, som Udenrigsministeriet har været involveret i, så siger en embedsmand i en ny bog, »Mørkelygten«, at der i optakten til Irakkrigen i 2003 »fra højeste sted« blev »bestilt« et juridisk notat i Udenrigsministeriet, der godkendte Danmarks deltagelse i den kontroversielle angrebskrig.

Dette afviste tidligere statsminister Anders Fogh Rasmussen forleden blankt. Ligesom tidligere Udenrigsminister Per Stig Møller og udenrigsministeriets daværende departementschef, Friis Arne Petersen, har gjort det.

Var der tale om en politisk »bestilling« af et notat, der skulle konkludere noget bestemt?

»Det er relativt enkelt for mig at svare på. For den daværende udenrigsminister Per Stig Møller, og den daværende departementschef har afvist det.« Hvordan håndterer I en sådan sag?

»Det er 11 år siden. Jeg vil helst ikke sammenligne det med situationen i dag. Jeg kan bare sige, at hvis der var nogen, der i dag oplevede et eller andet behov for at komme af med sådanne udtalelser, så ville jeg håbe, at de kom til mig, og at vi har en kultur, hvor vi kan drøfte de her ting. Det er klart, at vi er her for at hjælpe regeringen med at få sin politik igennem. Jeg oplever i det daglige, at både embedsmænd og ministre er enige om, at det skal ske på et fagligt stærkt grundlag.«